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弥补内控缺陷 重构会计信息系统
发布日期:2014/8/18 来源:中国会计报 编辑:Gary 阅读次数:2768次

   伴随着物联网和云计算技术的发展,会计信息的及时性、准确性和完整性得到了最大程度的保障。基于物联网的特性建立的会计信息系统内部控制,可以在很大程度上弥补现阶段内部控制的缺陷,从而使企业能够在物联网时代更好、更快地发展。
  笔者从会计信息系统的设计开发、日常运行和管理维护这一维度出发,在射频识别技术(RFID)会计信息识别及实时处理、成本核算、会计实时凭证生成及XBRL报表输出、企业经营决策分析、数据安全性等方面,对内部控制体系进行重新架构,进而辅助会计工作走上自动化、智能化的道路。
  设计开发
  内部控制虽然有着“内部”两个字,但不能把视野局限于企业内部,因为企业的内部控制与外界和环境有着千丝万缕的联系。
  因而,云计算服务商在根据企业需求进行系统开发过程中应采取控制措施。
  其一,沟通系统开发的目标。
  云计算服务商应与企业管理层及各部门管理者商讨、制定系统开发的目标(如质量理念与目标、安全目标等)和企业信息战略规划。
  要以企业战略目标、经营理念、物联网下的业务流程以及信息需求为基础,对系统开发目标及方向进行论证和评估,从而确定建设和实施计划。
  其二,实现组织与管理控制。
  人力资源部门应当对会计岗位所需的知识和技能进行持续评估,制定职务说明书以明确会计人员的控制责任。秉承不相容职务相分离的原则,利用RFID标签识别用户权限信息,企业可以使非职能权限内的人员未经授权不能进入系统。
  其三,设定业务参数。在系统开发阶段,除了要设定系统的相关参数外,更重要的是要结合企业实际经营状况进行参数和模板的设置。在系统初始化前的系统设置阶段,提供多种控制选择,企业可按需勾选设置。  例如,在财务参数中设置“凭证过账前必须审核”、“凭证过账前必须经出纳复
核”、“不允许手工修改凭证号”、“审核与反审核必须为同一人”;出纳参数中设置“与总账对账期末余额不等时不允许结账”,保证现金和银行存款日记账与总账相符;业务参数中对采购、库存、销售等环节进行控制;设置采购订单交货提前预警天数、销售信用额度控制方式、库存提示、呆滞料预警、应收应付预警天数等。集团总部可根据下属企业的日常业务分别设置实时凭证的模板以及期末自动转账凭证模板,下属企业亦可根据自身业务需要建立新模板。模板种类越丰富,会计工作的自动化水平就越高,工作效率也就越高。
  日常运行维护
  在会计信息系统运行阶段,包括会计核算控制和日常管理控制两部分。
  从会计核算控制看,需要在数据采集、成本核算、会计凭证生成及报表输出中应用物联网技术。在数据采集过程中,企业购进的原材料从其在生产厂家开始,就被嵌入RFID电子标签。从原材料运输、入库、领用,到加工成产成品以及产成品销售的所有环节,会计信息系统都可以在多个管理节点实时采集所需数据,并实时更新相应的数据库。此过程中的数据读取工作,只是传感器在与物品自动“交流”,提高了会计工作的效率,没有人工参与,又保证了数据的真实性。
  传统会计工作中一般采用实际成本法进行成本核算,而在物联网环境下可采用标准成本进行核算。成本核算人员于每月末将定额制造费用调整为实际制造费用,从而计算出产成品的实际成本。产品一经销售,系统便会自动生成一张增加销售收入的凭证,并按标准成本计算销售成本。月末,会计人员再将标准成本与实际成本的差异在库存商品和已售商品间进行分配。这样更有利于对企业生产经营的实际情况进行实时监控。
  而在会计凭证生成及报表输出过程中,系统会根据RFID捕获的业务信息,从数据库中的采购单、库存单、销售单、原材料信息表、库存商品信息表、供应商表、采购人表等表中查找相应的数据,并提取当前业务的凭证模板,自动生成实时记账凭证。在物联网环境下,各种原始单据、发票也是有RFID标签的,并且企业的会计信息系统与银行、税务等往来单位有特定的接口相连。所以,对于款项的收、付业务也可由其原始凭证自动生成实时记账凭证;而对于没有采用嵌有电子标签的原始凭证,仍然可以采用手工录入记账凭证的形式。会计人员审核确认后即可自动生成账簿信息。
  从日常管理控制看,则涵盖人员管理、业务流程管理两部分。
  在物联网环境下,每个会计工作人员都有一个电子身份信息卡片。卡片会记录人员的所有个人信息、岗位权限、任务列表、工作进度等和工作有关的一切数据、声音、图片及视频信息。会计主管、公司领导以及监管部门也可以通过射频识别、红外感应、全球定位、激光扫描等技术实时跟踪会计人员及经办人员的业务完成情况,并将信息传递到会计信息系统中。
  在业务流程管理方面,企业要建立分析决策数据库,并按照新产品开发、采购、生产、销售等业务流程进行分区。数据库中不但包含企业内部生产经营的所有实时信息,还包含企业外部商品市场的各项信息。利用数据仓库和数据挖掘技术帮助企业管理者对经营活动进行全方位立体化分析考量。集团总部也可参考数据库中各子公司的最新数据,及时调整战略规划。
  此外,云计算供应商为用户提供了可靠安全的数据存储中心,并由专业的团队负责软硬件的管理和系统的维护。所以,企业不用担心数据窃取、篡改及病毒入侵等问题,数据安全得到很大程度上的保障。
  总之,基于物联网的特性建立的内部控制制度,为建立更加实时、透明、高效的会计信息系统注入活力,更为保障企业资产安全和经营管理活动的高效运行打下坚实的基础。

 
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